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Anlage, Bearbeitung und Löschung von Termindefinitionen
Anlage, Bearbeitung und Löschung von Termindefinitionen

Wie Du Termine erstellen, verwalten und löschen kannst. Auf Öffnungszeiten, flexible Preise sowie Erlebnisdauern wird ebenfalls eingegangen.

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Verfasst von Björn Blankenhagen
Vor über einer Woche aktualisiert

Wenn Du in der bookingkit-App die Termine für ein einzelnes Erlebnis definierst, ist es möglich zwischen Einzel- und Serienterminen zu unterscheiden. Hierzu musst Du einfach den Tab "Erlebnisse" wählen und bei dem Erlebnis deiner Wahl auf "Neuer Termin" klicken:

Dann kannst Du dich zwischen Einzel- und Serienterminen entscheiden.


Einzeltermin

Als Einzeltermin definiere einen Termin, der unregelmäßig oder gar einmalig auftritt, etwa zu einem speziellen Anlass. Dazu markiere einfach "Einzeltermin" und trage das Datum sowie die Uhrzeit des Termins ein. Du kannst natürlich auch mehrere Einzeltermine auf einmal anlegen!


Serientermin

Als Serientermin definiere am besten deine Standardtermine zu denen deine Aktivitäten regelmäßig stattfinden. Wenn Du "Serientermin hinzufügen" wählst, musst Du zuerst ein Startdatum auswählen. Dazu kannst Du entweder ein Enddatum hinzufügen oder die Option "Ohne Ende" nutzen. In diesem Fall verlängert sich der Serientermin jeden Tag automatisch auf maximal 18 Monate im Voraus.

Danach hast Du die Option zu wählen, ob der Termin sich mehrmals täglich, wöchentlich oder monatlich wiederholen soll. Hierzu markiere einfach das gewünschte Feld und definieren die Uhrzeiten bzw. Tage.

Mehrmals täglich:

Wenn Du willst, dass sich dein Erlebnis mehrmals täglich wiederholt, musst Du hier die Start- und Enduhrzeit pro Tag auswählen, sowie das Intervall, in dem das Erlebnis wiederholt wird. Außerdem kannst Du hier die Tage auswählen, an denen das Erlebnis stattfindet.

Mehrmals wöchentlich:

Wenn sich dein Erlebnis mehrmals wöchentlich wiederholen soll, wähle hier den jeweiligen Tag und die Uhrzeit an dem das Erlebnis stattfindet.

14-tägig:
 

Wenn sich dein Erlebnis alle 14 Tage wiederholen soll, wähle hier den jeweiligen Tag und die Uhrzeit an dem das Erlebnis stattfindet.

Mehrmals monatlich: 

Wenn Du einen monatlichen Termin definieren willst, wähle hier einfach einen Wochentag und ob es der erste, zweite, dritte oder vierte jeweilige dieser Art ist. Dazu definiere natürlich eine Uhrzeit. Zur Veranschaulichung: Zum Beispiel kannst Du hier festlegen, dass ein bestimmtes Erlebnis an jedem zweiten Samstag im Monat um 9:30 Uhr stattfindet.
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Achtung: Wie oben beschrieben, ist ein Serientermin ein Termin, der sich in einem bestimmten Intervall wiederholt. Wenn also ein Termin über mehrere Tage andauert, macht ihn das nicht (notwendigerweise) zu einem Serientermin.

Mit einem finalen Klick auf "Speichern" werden die Termine deinem Kalender hinzugefügt und sind für deine Kunden ab sofort online buchbar!


Wie Du eine Terminserie anhand deiner Öffnungszeiten erstellen kannst...

Du willst, dass deine Kunden zu deinen Öffnungszeiten den gesamten Tag über buchen können? Dann erklären wir dir hier in wenigen Schritten, wie einfach du dein Angebot mit bookingkit abbilden kannst:

Aktiviere das Modul "Öffnungszeiten"

Unter Einstellungen > Module musst du zunächst das Modul Öffnungszeiten mit nur einem Klick aktivieren.

Stelle die Öffnungszeiten auf Erlebnisebene ein

Öffnungszeiten werden in bookingkit auf Erlebnisebene angewandt, und sobald du das Modul aktiviert hast, kannst du im gewünschten Erlebnis entscheiden, ob Termine mit einer festen Dauer oder Öffnungszeiten im Frontend angeboten werden sollen (1).

Die zu hinterlegende Erlebnisdauer entspricht dann übrigens deiner kompletten Öffnungszeit. Wenn du also von 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr geöffnet haben solltest, beträgt die Erlebnisdauer genau 8 Stunden. (2).

Bis wann sollen deine Kunden am gleichen Tag noch buchen können? (Annahmeschluss Buchungen / Buchungs-Vorlaufzeit)

Du hast von 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr geöffnet, letzter möglicher Einlass ist aber um 17:00 Uhr? Auch das kannst du natürlich spielend einfach in bookingkit einstellen. Bei Anlage eines neuen Erlebnis oder wenn du ein bestehendes bearbeitest, musst du lediglich eine entsprechende Buchungsvorlaufzeit bzw. letzte Buchungsmöglichkeit einstellen. Wenn du also eine Stunde vor Ende deiner Öffnungszeiten keine Onlinebuchungen für den gleichen Tag mehr akzeptieren möchtest, stellst du einfach eine Buchungsvorlaufzeit von 1 Stunde ein:

Anlage einer zugehörigen Termindefinition

Nachdem du die Öffnungszeiten konfiguriert hast, musst du natürlich noch Termine einstellen, also Tage, an denen deine Kunden dich buchen können. Hier hat sich an der bestehenden Logik nichts weiter geändert, außer dass du natürlich nur den Start der Öffnungszeit festlegen musst:

Wie wird es meinen Kunden bei Bestellung angezeigt?

Deine Kunden können wie gewohnt buchen. Nachdem ein Datum ausgewählt wurde, werden dem Kunden jedoch die zugehörigen Öffnungszeiten anstelle der einzelnen Termine gezeigt. Das generierte PDF-Ticket ist natürlich am entsprechenden Tag zu den eingestellten Öffnungszeiten gültig. Und so schaut es aus:

Wichtiger Hinweis bei Nutzung von Öffnungszeiten in Kombination mit mehreren Erlebnisdauern

Bitte berücksichtige an dieser Stelle das bei Nutzung von Öffnungszeiten in Kombination mit mehreren verschiedenen Erlebnisdauern, die Darstellung der Dauern in der Tagesansicht des Kalenders rein technisch nicht unterstützt wird.

  • Darstellung der Dauern bei Terminen mit fester Dauer:

  • Darstellung der Dauern bei Terminen basierend auf Öffnungszeiten:


Wie Du bis zu 3 verschiedene Preislisten für 1 Erlebnis anlegen kannst..

Wie sich mit bookingkit und dem Modul "Flexible Preise" deine Saisonalität abbilden lässt.

Als Anbieter von Touren & Aktivitäten kannst Du nun mit Hilfe von bookingkit durch flexible Preise deinen Gewinn steigern. Einhergehend mit der Umsatzsteigerung kannst Du mit dieser Funktion deine Auslastung erhöhen und somit in den meisten Fällen deine laufenden Kosten abdecken.

Modul aktivieren: erweiterte Preisstufen

Unter Einstellungen -> Module kannst Du das Modul "Flexible Preise" aktivieren.

Flexible Preise im Erlebnis festlegen

Du kannst direkt im Erlebnis unter "Erlebnisse" zusätzliche Preislisten anlegen.

Neben der Standardpreisliste, kannst Du bis zu 2 weitere Preislisten pro Erlebnis anlegen.

Wie stellst Du flexible Preise ein bei einer neuen Termindefinition?

Neue Terminserien erstellen und Preise zuordnen

Im Erlebnis kannst Du nun auf "Neuer Termin" klicken. Hier kannst Du nun die Terminserie hinzufügen. Danach musst Du in Schritt 4 lediglich die Preise den Terminen zuordnen.

Wie stellst Du flexible Preise ein bei einer existierenden Termindefinition?

Wenn Du bereits existierende Termine hast, dann klickst Du auf den Kalender und kannst auf einen Termin in der Zukunft klicken. Wenn Du hier auf Terminserie bearbeiten klickst und dann auf „Weiter“ klickst, kannst Du die neuen Preise den Terminen zuordnen.

Und so sieht ein Erlebnis mit mehreren Preislisten aus Sicht des Endkunden aus:


Wie Du mehrere Erlebnisdauern für 1 Erlebnis anlegen kannst...

Dieses Modul erlaubt es dir, in nur einem Erlebnis mehrere Erlebnisdauern abzubilden. Wenn du z.B. ein Jump House betreibst, Vermietungen anbietest oder generell verschieden lange Kurse, können deine Kunden direkt im Erlebnis die jeweilige Dauer auswählen und buchen.

Aktivierung flexible Erlebnisdauer

Aktiviere unter Einstellungen > Module das Modul "Mehr als eine Erlebnisdauer".

Füge deinem Erlebnis unterschiedliche Dauern hinzu

Klicke unter Erlebnisse beim gewünschten Erlebnis auf "Bearbeiten". Bei "Veranstaltungsdauer" kannst du nun ganz einfach eine oder mehrere zusätzliche Erlebnisdauern erstellen:

Lege Terminserien an

Sobald du unterschiedliche Erlebnisdauern hinterlegt hast, musst du noch für jede einzelne Dauer neue Terminserien hinterlegen, sodass deine Kunden die jeweiligen Termine direkt online buchen können.

Ressourcenmanagement

Nachdem du mehrere Erlebnisdauern und Termine hinzugefügt hast, musst du die verschiedenen Erlebnisdauern per Ressourcenmanagement verknüpfen. Falls noch nicht geschehen, erstelle hierzu eine Ressource und verknüpfe im nächsten Schritt die jeweiligen Erlebnissdauern. Beachte, dass die unterschiedlichen Dauern dir im Ressourcenmanagement als einzelnes Erlebnis angezeigt werden.

Unser Tutorial zeigt dir anhand des Beispiels eines Jump Houses, wie du vorzugehen hast:

Sollte dein Erlebnis keine Kontingentierung erfordern und du beliebig viele Tickets (mit den jeweilig unterschiedlichen Dauern) verkaufen kannst, benötigst du natürlich kein Ressourcenmanagement.

Wie wird es meinen Kunden bei Bestellung angezeigt?

Deine Kunden können ab sofort in nur einem Erlebnis unterschiedliche Zeiten buchen. Nachdem sie ein Datum ausgewählt haben, können sie eine entsprechende Auswahl treffen und sich danach für eine Uhrzeit entscheiden. Am Bestell- und Bezahlprozess hat sich nichts geändert - aber sieh selbst:


Wie kann ich Terminserien bearbeiten?

  1. Rufe unter Kalender einen zukünftigen Termin der Serie aus, die Du bearbeiten möchtest.

  2. Klicke auf Terminserie bearbeiten.

  3. Konfiguriere den Serientermin und klicke abschließend auf Speichern um die Änderungen zu übernehmen.


Wie kann ich Terminserien löschen?

  1. Rufe unter Kalender einen beliebigen zukünftigen Termin der Serie aus, die Du löschen möchtest

2. Klicke auf Terminserie löschen

3. Bestätige, dass Du den Termin löschen möchtest, indem Du auf Löschen klickst

Hinweis

Wurden bereits Einzeltermine einer bestehenden Terminserie gelöscht, funktioniert die o.a. Vorgehensweise unter Umständen leider nicht. Kontaktiere uns in solchen Fällen und wir können über unsere Admin-Funktion alle nicht gebuchten Termine eines Erlebnisses löschen. (Alle bereits gebuchten Termine bleiben dabei erhalten.) Leider kann in diesem Fall bei der Löschung von Terminen nicht nach einzelnen Tagen oder Uhrzeiten selektiert werden.

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