Mit diesem Leitfaden möchten wir dir einmal ganz in Ruhe und detailliert die Funktionsweise unseres Moduls "Ressourcenmanagement" erklären und dir ein paar Praxisbeispiele mit auf den Weg geben.
Achtung: Bitte beachte, dass dieses Modul nur in unseren Tarifen Business- & ProKit verfügbar ist.
Außerdem werden Ressourcenregeln immer nur zum Zeitpunkt der Bestellung zugesteuert. Insofern ist es rein technisch nicht möglich eine Ressource nur für einen bestimmten Leistungszeitraum zu hinterlegen. (z.B. in den Sommerferien sollen weniger Führungen buchbar sein als außerhalb der Ferien)
Wie kann ich die Verfügbarkeit derselben Ressource in zwei bookingkit Accounts gleichzeitig verwalten?
Technisch ist es nicht möglich, die Ressourcenverwaltung zwischen zwei Accounts zu verknüpfen. Der einzige Workaround besteht darin, die Ressourcen im Kalender direkt nach Erhalt einer Bestellung manuell anzupassen.
Was sind überhaupt Ressourcen?
Ressourcen kannst Du in deinem bookingkit-Account völlig frei definieren und in Abhängigkeit zu deinen Erlebnissen setzen. Wenn Du z.B. Anbieter von mehreren Escape Rooms bist, kann eine deiner Ressourcen der Raum sein in dem gespielt wird.
Du machst Quad- oder Segwaytouren? Dann sind beispielsweise deine Fahrzeuge deine Ressourcen.
Du bist selbständiger Stadtführer und bietest mehrere Touren an, kannst aber logischerweise nur eine Tour gleichzeitig durchführen? Dann brauchst auch Du dieses Modul!
Wie kann ich das Modul nutzen?
Die Nutzung des Moduls macht für dich nur dann Sinn, wenn verschiedene Faktoren erfüllt sind. Wie bereits erwähnt, brauchst Du mehrere Erlebnisse, die die gleiche Ressource nutzen - egal ob die Ressource ein Escape Room, ein Kanu oder ein Flugzeug/Hubschrauber ist. Es gibt allerdings auch einige Beispiele in denen das Ressourcenmanagement nicht funktioniert bzw. keinen Sinn macht:
Du verfügst über nur jeweils ein Erlebnis, das nur eine Ressource nutzt und nicht im Versus-Modus angeboten soll. In dem Fall kannst Du deine Kontingente ganz einfach über die maximale Teilnehmerzahl in deinem Erlebnis verwalten.
Deine Ressourcen hängen von verschiedenen Faktoren wie etwa der Größe oder des Gewichts deiner Kunden ab (z.B. Paragliding). Diese Informationen kannst Du zwar von deinen Kunden im während des Bestellvorgangs abfragen, aber nicht mit Ressourcen verknüpfen.
Du möchtest neben deinen Erlebnissen spezielle Produkte, wie z.B. den Platz direkt neben dem Piloten verkaufen? Dann nutzt Du am besten unser Modul Zusatzverkauf!
Was Ressourcen sind habe ich jetzt verstanden - aber wie funktioniert das Ganze?
Du kannst deine Ressourcen für bestimmte Erlebnisse verfügbar machen. Wie Du eine Ressource anlegst und verknüpfst erfährst Du weiter unten.
Die Idee dieses Moduls ist es, deine Ressourcen optimal mit den Verfügbarkeiten deiner Erlebnisse einzusetzen. Also wenn deine Erlebnisse z.B. an ein Spielfeld gebunden sind, Du aber mehrere Erlebnisse anbietest, wird bei einer Buchung automatisch das andere (nicht gebuchte) Erlebnis geblockt. Oder wenn Du als Tourenanbieter 20 Segways zur Verfügung hast und verschiedene Fahrten anbietest, passen sich die Verfügbarkeiten und die Kontingente bei einer neuen Buchung automatisch an. (Weil eben insgesamt nur maximal 20 Segways gleichzeitig unterwegs sein können.)
Du kannst deine Ressourcen auf Teilnehmer- und Erlebnisebene konfigurieren und sparst dir so jede Menge Arbeit und Stress der bei manuellem Abgleich der Verfügbarkeiten entstehen würde.
Wie aktiviere ich das Ressourcenmanagement?
Logge dich in deinen bookingit-Account ein und rufe unter Einstellungen den Reiter Module auf.
Dort kannst Du dann mit nur einem Klick das Ressourcenmanagement aktivieren.
Wie lege ich eine Ressource an?
Klicke auf Erlebnisse und öffne den Reiter Ressourcenmanagement.
Um eine neue Ressource anzulegen, klicke auf "+ Ressource hinzufügen".
Daraufhin musst Du diese benennen, beschreiben und die Anzahl festlegen - auf Teilnehmer- oder Erlebnisebene.
Danach musst Du noch bestimmen mit welchen Erlebnissen deine Ressource verknüpft werden soll.
Klicke abschließend auf Ressource hinzufügen und schon sind die Abhängigkeiten zwischen Ressource und Erlebnis aktiviert und wirken sich direkt auf die verfügbaren Termine in deinem Kalender aus.
In deiner bookingkit Kalenderansicht wird dir auch angezeigt, ob ein Termin mit einer Ressource verknüpft ist oder durch eine bereits für ein anderes Erlebnis gebuchte Ressource blockiert wird:
Auf Erlebnisebene wird dir natürlich auch dargestellt, ob ein Erlebnis an eine Ressource gebunden ist:
Praxisbeispiele:
Versus Modus (Team A gegen Team B)
Du bist z.B. ein Anbieter von Escape Rooms und möchtest zwei Räume im Battlemodus (Team A gegen Team B) anbieten?
1. Lege hierfür ein separates Erlebnis an, z.B. "Raum A vs. Raum B":
2. Nun musst Du natürlich noch dafür sorgen, dass falls der Versus Modus gebucht wird, die beiden anderen Räume blockiert werden (da sie ja durch den Versus Modus bespielt werden).
3. Lege hierfür zwei Ressourcen an. Benenne die erste Ressource z.B. "Raum 1" und verknüpfe sie mit dem Erlebnis "Versus Modus" und dem ersten Raum bzw. Erlebnis. Gehe so genauso für die zweite Ressource vor. Bitte beachte die Ressource auf Erlebnisebene anzulegen, so dass bei einer Buchung natürlich direkt das ganze Erlebnis blockiert ist.
Sobald Raum 1 oder 2 gebucht wurde ist der Versus Modus geblockt. Sobald der Versus Modus gebucht wurde sind natürlich Raum 1 und 2 für Einzelbuchungen ebenfalls geblockt.
Spielfeld
Du verfügst über ein Spielfeld, auf welchem Du mehrere Erlebnisse anbietest? Am Beispiel eines Anbieters für Lasertag, der seine Erlebnisse mit unterschiedlicher Dauer anlegt und Einzel- sowie Gruppenspiele anbietet, zeigen wir dir, wie Du das Management deiner Ressourcen bequem bookingkit überlassen kannst:
Falls noch nicht geschehen, lege deine Erlebnisse an:
2. Erstelle nun eine Ressource (Du kannst sie z.B. Spielfeld nennen) und verknüpfe alle zugehörigen Erlebnisse. Bitte beachte die Ressource auf Erlebnisebene anzulegen, so dass bei einer Buchung natürlich direkt das ganze Erlebnis blockiert ist.
Touren
Du bietest verschiedene Touren im Outdoor-Bereich an, z.B. mit Segways? Du verleihst Boote oder machst Kanu-Touren? Dieses Beispiel erklärt dir wie Du am Besten vorgehst:
1. Falls noch nicht geschehen, lege deine Erlebnisse an:
2. Lege nun eine Ressource für deine Segways an, z.B. mit dem Namen "Fuhrpark Segway" und beschreibe diese (A).
3. Als nächstes legst du die Anzahl deiner Fahrzeuge fest (B) und bestimmst, dass die Ressource auf Teilnehmerebene verwendet wird (C).
4. Verknüpfe nun deine Erlebnisse (D).
5. Bestimme nun, dass pro Teilnehmer eine Ressource, also ein Segway verwendet wird (F).
Pro gebuchtem Segway wird also das Kontingent der jeweilig verknüpften Erlebnisse entsprechend angepasst.
Best Practice Ressourcenmanagement: Eine Ressource für Vermietung und Touren nutzen
Es wurde angenommen, es gibt insgesamt 15 3er-Kanus, folglich 45 Plätze und ALLE stehen für beide Erlebnisse zur Verfügung. In diesem Szenario funktioniert das Setup. Hier einige Screenshots dazu.
So sind die Ressourcen eingestellt.
2 Tickets für die Exklusivemiete gebucht = 2 Kanus = 2x 3 Plätze weg ==> nur noch 45 -6 = 39 Einzelplätze verfügbar.
Jetzt werden zusätzlich 4 Einzeltickets gekauft und belegen damit Sitzplätze in 2 3er-Kanus. Die exklusiv verfügbaren Kanus sollten zwei weniger werden. 2 Kanus sind bereits durch die Exklusivtickets belegt, 2 durch die Einzeltickets. In der Summe 4 Stück, somit sollte in der Exklusivbuchung von 15 nur noch 11 verfügbar sein. Einzelplätze sollten noch 45 - 2x 3 Plätze (die Exklusivtickets) - 4 Plätze (Einzeltickets) = 35 Tickets verfügbar sein. Das funktioniert.
Wichtig ist in diesem Setup, dass die Anzahl der maximal verfügbaren Ressourcen in beiden Erlebnissen identisch ist. Aktuell ist bei eurem Setup für das Erlebnis 3er Canadier ausleihen die maximale Teilnehmerzahl auf 12 gestellt, also 12 Canadier sind vorhanden, richtig? Für das Erlebnis Kanutour "Leipzig Runde" im 3er Canadier ist die maximale Teilnehmerzahl 15. Das sind dann nur 5 Canadier? Das sollte noch funktionieren, wenn die Erlebnisdauer aller mit der Ressource verknüpften Erlebnisse identisch und gleich getaktet ist. Sind sie unterschiedlich, läuft das durcheinander.
Wichtiger Hinweis zur Überbuchung bei Erstellung einer manuellen Bestellung
Im Rahmen des Ressourcenmanagements ist es technisch möglich, als Anbieter durch die Erstellung einer manuellen Bestellung eine bewusste Überbuchung vorzunehmen.
Sollte bei der Anlage einer manuellen Bestellung eine Überbuchung für den gewählten Termin erfolgen, wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt.
Du möchtest die vom Ressourcenmanagement automatisch blockierten Plätze für einen bestimmten Termin manuell überschreiben?
Hierfür kannst Du wie folgt vorgehen:
Betreffende Ressourcenregel unter https://admin.bookingkit.com/inventory/resources kurzzeitig deaktivieren
max. Anzahl Teilnehmer für den gewünschten Termin direkt im Kalender hochsetzen
Ressource unter https://admin.bookingkit.com/inventory/resources erneut aktivieren
Bitte beachte das die nur für Termine funktioniert, deren Startzeit noch nicht in der Vergangenheit liegt.
Fehlerbehebung: Probleme mit dem Ressourcenmanagement
Hier möchten wir dir einige Handlungsempfehlungen geben, falls Du einmal Probleme mit dem Ressourcenmanagement und deinen angelegten Ressourcen hast. Nichtsdestotrotz stehen wir dir bei Fragen oder Problemen natürlich auch zur Seite!
Hast Du Termine für die verknüpften Erlebnisse angelegt?
Ist eine jeweils korrekte Erlebnisdauer eingetragen?
Sind deine Ressourcen korrekt konfiguriert?
Hast Du ggf. inaktive Erlebnisse verlinkt?
1. Hast Du Termine für die verknüpften Erlebnisse hinterlegt?
Bitte stell sicher, dass Du für alle Erlebnisse Termine bzw. eine Terminserie angelegt hast und diese natürlich auch mit deinen tatsächlichen Zeiten übereinstimmt. Hier kannst Du noch einmal alles über Termindefinitionen nachlesen
2. Ist eine jeweils korrekte Erlebnisdauer eingetragen?
Bitte achte auch darauf, dass allen relevanten Erlebnissen die richtige Dauer zugeordnet ist. Logge dich hierfür in deinen bookingkit-Account ein und klicke unter Erlebnisse > Erlebnis nach Typ beim jeweiligen Erlebnis auf Bearbeiten und passe ggf. die Erlebnisdauer an.
3. Sind deine Ressourcen korrekt konfiguriert?
Sind deinen Ressourcen die richtige Anzahl der Teilnehmer bzw. Erlebnisse zugeordnet?
4. Hast Du ggf. inaktive Erlebnisse verlinkt?
Bitte prüfe auch, ob Du nicht versehentlich inaktive Erlebnisse mit einer Ressource verknüpft hast.