Il modulo "Gestione delle risorse" consente di collegare particolari risorse, come stanze o veicoli, alla disponibilità delle esperienze. In questa guida vorremmo spiegare ancora una volta il funzionamento di questo modulo in modo dettagliato e fornirvi alcuni esempi pratici.

Sei completamente libero di definire le tue risorse come desideri nel tuo account del bookingkit, in base alle tue esperienze. Ad esempio, se offrite più Stanze di fuga, una delle vostre risorse potrebbe essere la stanza in cui si gioca. Forse offre tour in quad o in Segway? I vostri veicoli sarebbero le vostre risorse, per esempio. Se sei un organizzatore indipendente di tour della città e ne offrirai diversi, potresti logicamente essere in grado di effettuare solo un tour alla volta. Allora avete bisogno di questo modulo!

L'uso di questo modulo ha senso solo se si soddisfano diversi criteri. Come già detto, sono necessarie diverse esperienze che utilizzano la stessa risorsa - che si tratti di una sala di fuga, di una canoa o di un aereo. Ci sono, tuttavia, anche alcuni esempi per i quali la gestione delle risorse non funziona o non sarà utile:
supponiamo di avere una sola esperienza che utilizza una risorsa e che non verrà offerta in modalità contro modalità. In questo caso, potete gestire la vostra quota semplicemente attraverso il numero di partecipanti alla vostra rispettiva esperienza.
Le vostre risorse dipendono da vari fattori, come le dimensioni o il peso dei vostri clienti (es. parapendio). Naturalmente potete chiedere queste informazioni ai vostri clienti tramite la funzione commenti nel Check-Out, ma non potete collegarle alle risorse.
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Se, ad esempio, si gestisce un servizio di noleggio e si noleggia una barca e si mostra la durata del noleggio tramite le fasce di prezzo, non è possibile farlo in questo modulo. Consigliamo di mostrare la durata del noleggio tramite le esperienze corrispondenti e di collegarle tramite la gestione delle risorse.
Volete vendere, oltre alle vostre esperienze, anche prodotti speciali, come ad esempio un posto direttamente accanto al pilota? Allora il miglior modulo da utilizzare per questo è il nostro modulo di cross-selling.

Puoi mettere a disposizione le tue risorse per particolari esperienze. Di seguito scoprirai come impostare e inserire un link a una "risorsa". L'idea di questo modulo è di collegare in modo ottimale le vostre risorse alla disponibilità delle vostre esperienze. Quindi, se le tue esperienze sono collegate a un'area giochi, per esempio, ma offri diverse esperienze, l'altra esperienza (non prenotata) verrà automaticamente bloccata quando una prenotazione viene accettata. Oppure, se, come fornitore di tour in Segway, avete 20 veicoli e offrite diversi tour, i numeri e le quote disponibili verranno automaticamente adeguati al momento della ricezione di una nuova prenotazione. (Ad esempio, perché un massimo di 20 partecipanti può fare un tour allo stesso tempo). È possibile configurare le risorse a livello di partecipante e di esperienza, risparmiando così un sacco di lavoro e stress che verrebbe creato se si tentasse di elaborare manualmente i dati di disponibilità.

Accedi al tuo account bookingkit, e sotto Impostazioni vai alla scheda Modulo. Con un solo clic è possibile richiedere la gestione delle risorse. Non appena richiedi il modulo, i nostri specialisti del bookingkit saranno informati automaticamente e ti contatteranno per garantire una configurazione ottimale di questo modulo.

Clicca su Esperienze e apri la scheda Gestione delle risorse. Per creare una nuova "risorsa", clicca su "+Aggiungi risorsa". È quindi necessario dare un nome, una descrizione e fissare il numero a livello di partecipante o di esperienza. Dopo questo, devi poi specificare le Esperienze con le quali la tua Risorsa deve essere collegata. Infine, clicca su Aggiungi risorsa e l'interdipendenza delle risorse e l'esperienza diventerà immediatamente disponibile nel tuo account del bookingkit e nell'integrazione del bookingkit sul tuo sito web.

Prendiamo però un esempio concreto: offri diversi tour all'aperto, ad esempio con i Segway? Noleggiate barche o organizzate gite in canoa?

1. Se non l'avete già fatto, create le vostre esperienze:

2. Ora impostate una "Risorsa" per i vostri Segway, ad esempio con il nome "Segway fleet", e descrivete questo (A).
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3. Il passo successivo è quello di specificare il numero di veicoli che avete (B) e stabilire che la risorsa è utilizzata a livello di partecipante (C).
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4. Ora collegate le vostre esperienze (D).
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5. Ora specifica che una risorsa, cioè un Segway, è usata per partecipante (F).

Tours

Forse offrite vari tour all'aperto, ad esempio con i Segway? Forse noleggiate barche o organizzate gite in canoa? Questo esempio vi mostrerà come procedere:

2. Ora create una "Risorsa" per i vostri Segway, ad esempio con il nome "Flotta Segway", e descrivetela (A).

3. Il passo successivo consiste nello specificare il numero di veicoli di cui si dispone (B) e nello stabilire che la risorsa è utilizzata a livello di partecipante (C).

4. Collegare ora le Esperienze (D).

5. Ora specificate che viene utilizzata una risorsa, ossia un Segway, per ogni partecipante (F).

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Best practice nella gestione delle risorse: Utilizzare un’unica risorsa sia per i noleggi che per i tour

Si è ipotizzato che ci siano in totale 15 canoe da 3 posti, quindi 45 posti complessivi, e che TUTTE siano disponibili per entrambe le esperienze. In questo scenario la configurazione funziona correttamente. Qui di seguito alcuni screenshot a supporto.

Le risorse sono impostate in questo modo.

Se vengono prenotati 2 biglietti per il noleggio esclusivo = 2 canoe = 2 × 3 posti occupati → 45 – 6 = 39 posti singoli ancora disponibili.

Se successivamente vengono acquistati 4 biglietti singoli, questi occupano posti in 2 canoe da 3 persone. Il numero di canoe disponibili per il noleggio esclusivo dovrebbe quindi ridursi di due.
2 canoe sono già occupate dalle prenotazioni esclusive e altre 2 dai biglietti singoli. In totale sono quindi 4 canoe occupate.

Di conseguenza, su 15 canoe, dovrebbero rimanerne disponibili solo 11 per il noleggio esclusivo.
Per quanto riguarda i posti singoli, il calcolo sarebbe:
45 – (2 × 3 posti per le prenotazioni esclusive) – 4 posti (biglietti singoli) = 35 biglietti ancora disponibili.
In questa configurazione il sistema funziona correttamente.

È importante che in questa configurazione il numero massimo di risorse disponibili sia identico per entrambe le esperienze.

Attualmente, nella vostra configurazione, per l’esperienza “Noleggio canoa da 3 posti” il numero massimo di partecipanti è impostato a 12, quindi sono disponibili 12 canoe, corretto?
Per l’esperienza “Tour in canoa ‘Leipzig Runde’ in canoa da 3 posti”, il numero massimo di partecipanti è impostato a 15. Questo significherebbe solo 5 canoe?

Questo può ancora funzionare se la durata di tutte le esperienze collegate alla risorsa è identica e programmata negli stessi intervalli orari. Se le durate sono diverse, il sistema può andare in conflitto.

Nell’ambito della gestione delle risorse, è tecnicamente possibile per te, in qualità di fornitore, effettuare volontariamente un sovraccarico creando un ordine manuale.

Se un ordine manuale comporta un sovraccarico per la data selezionata, verrà visualizzato un messaggio di avviso.

A tal fine puoi procedere come segue:

Tieni presente che questo funziona solo per gli appuntamenti la cui ora di inizio non è ancora trascorsa.

Con questo articolo vorremmo darvi alcuni consigli nel caso in cui abbiate problemi con la gestione delle risorse e le risorse create.

Questo articolo è pensato come primo punto di riferimento nel caso in cui tu stia riscontrando problemi con la gestione delle risorse e/o con le risorse che hai configurato. Non esitare a contattarci se alcune delle tue domande dovessero rimanere senza risposta.

Per prima cosa, assicurati di aver definito gli appuntamenti per tutte le esperienze e che questi siano effettivamente corretti. Scopri di più sulla definizione degli appuntamenti qui.

Assicurati che tutte le esperienze collegate abbiano la durata corretta salvata in bookingkit. Per farlo, accedi semplicemente al tuo account bookingkit e cerca le esperienze corrispondenti nella sezione Esperienze. Clicca su Modifica e scorri verso il basso fino a Durata dell’esperienza. Imposta la durata predefinita e/o aggiungi durate aggiuntive per l’esperienza.

Verifica se il numero corretto di partecipanti o di esperienze è assegnato alla rispettiva risorsa.

Controlla anche se le esperienze collegate tramite una risorsa sono attivate.