Dein Mandant nutzt bookingkit für die Onlinebuchungen. In diesem Artikel erfährst du, wie du mit bookingkit umgehst, um die Einnahmen deines Mandanten zu verbuchen.
Wie komme ich an die Daten?
Es gibt zwei Möglichkeiten je nach Tarif des Erlebnisanbieters:
Mandant ist im Basis oder Plus Tarif: In dem Fall muss dein Mandant dir regelmäßig die Daten exportieren und zuschicken.
Mandant ist im Premium Tarif: Wenn dein Mandant im Premium Tarif ist, kann dein Mandant mehrere Nutzer hinzufügen; in dem Fall würde dein Mandant deine E-Mail Adresse hinzufügen und du hättest direkten Zugriff auf die Daten deines Mandanten in bookingkit. Nach unseren bisherigen Erfahrungen ist der direkte Zugriff auf bookingkit die effizienteste Art die Einnahmen zu verbuchen, da der Mandant die Daten nicht bereitstellen muss. Außerdem kannst du direkt Bestellungen im Detail nachgucken, falls einige Daten zunächst nicht schlüssig sind.
Onlinezahlungen
Bookingkit ist ein Buchungssystem, wo Termine gebucht werden können und direkt bezahlt werden können. Der Endkunde des Anbieters kann online per Kreditkarte, Sofortüberweisung, Lastschrift (falls aktiviert vom Anbieter), Zahlung per Rechnung (falls aktiviert) und PayPal bezahlen (falls aktiviert vom Anbieter). Lastschrift, Zahlung per Rechnung und PayPal sind somit optional.
PayPal: Falls PayPal aktiviert wurde, ist buchhalterisch hier zu beachten, dass die Zahlungen direkt auf das PayPal Konto des Mandanten landen. Alle anderen Onlinezahlungen werden auf dem Treuhandkonto gesammelt.
Lastschrift: Bei allen Onlinezahlungen (bis auf Zahlung auf Rechnung) wird unmittelbar der Betrag abgebucht vom Konto des Endkunden und landet entweder auf dem PayPal oder dem Trauhandkonto des Anbieters. Bei Lastschrift ist aber die Besonderheit, dass die Zahlung zunächst vom Konto des Endkunden eingezogen werden muss und dann auf dem Treuhandkonto des Anbieters landet, welches im Schnitt ca. 7-8 Tage dauert wegen der Bankbearbeitungszeit.
Zahlung per Rechnung: Bei Zahlung auf Rechnung muss der Endkunde den Betrag auf das Stripe Wallet überweisen. Hier ist es wichtig zu wissen, dass kein automatisches Mahnwesen besteht.
Stripe Wallet
Dein Mandant hat mit der Bestätigung der AGBs bei bookingkit automatisch ein digitales Wallet bei unserem Zahlungsanbieter Stripe. Hier landen alle Zahlungen, die über Kreditkarte, GiroPay, Zahlung auf Rechnung (falls aktiviert) und Lastschrift (falls aktiviert) getätigt wurden abzüglich der Gebühren.
Für dich als Buchhalter/Steuerberater ist es wichtig zu wissen, dass der Anbieter sich zu jedem Zeitpunkt das Geld auszahlen kann (nachdem dieser sich einmalig verifiziert hat).
Bezahlungen vor Ort/ Offline Zahlungen
Wenn Endkunden vor Ort bezahlen, sollte der Mandant eine Kasse haben. Wenn die Buchungen in bookingkit dokumentiert wurden können diese hier exportiert werden. Wir können natürlich nicht garantieren, dass die Beträge in der Kasse mit den dokumentierten Buchungen übereinstimmen (das kommt auf den Anbieter an, ob dieser alle Zahlungen in bookingkit so aufgenommen hat, wie sie stattgefunden haben und ob es vor Ort keine weiteren Einnahmen gab).
Gutscheine
In bookingkit werden Wertgutscheine gekauft (keine Produktgutscheine). Da es quasi nur ein Währungstausch ist, ist die Umsatzsteuer erst bei Einlösung des Gutscheins fällig.
Alle verkauften Gutscheine kannst du hier exportieren unter dem Reiter Wertgutscheine. Dort gibt es außerdem eine Spalte namens Restwert. Wenn diese ausgewählt wurde, kann man den Zeitpunkt abfragen, wie hoch der Restwert eines Gutscheins war zu einem bestimmten Zeitpunkt. Außerdem gibt es hier einen Export der eingelösten Gutscheine.
Rückerstattungen
Eine getätigte Bestellung kann storniert werden unabhängig davon, ob eine Rückerstattung stattfindet oder nicht. Der Anbieter kann selbst bestimmen, ob eine Rückerstattung stattfindet und über die Höhe. Außerdem kann er bestimmen, auf welchem Wege die Rückerstattung stattfinden soll. Er kann das Geld so zurückerstatten, wie bezahlt wurde, per Wertgutschein oder vor Ort.
Falls der Endkunde eine Rückerstattung per Wertgutschein vornimmt, wird dieser beim Export der Wertgutscheine als „Storno Wertgutschein“ aufgeführt.
Die Rückerstattungen über Kreditkarte, Sofortüberweisung, Zahlung auf Rechnung und Lastschrift werden im Export des Treuhandkontos aufgeführt. Bei PayPal Rückerstattungen werden diese natürlich auf PayPal Konto aufgeführt.
Rechnungen vom Anbieter an Endkunden
Wenn ein Endkunde online gebucht hat, dann werden automatisch Zahlungshinweise und Rechnungen vom System erstellt. Die Rechnungen und Gutscheine, die vom System generiert wurden kannst du unter Statistik > Export > Belegarchiv exportieren.
Überblick aller Onlinebuchungen
Alle Bestellungen können entweder nach Buchungsdatum oder Leistungsdatum exportiert werden: https://eu5.bookingkit.de/statistic/export
Dort werden alle Bestellungen aufgeführt, mit allen Zahlungsmitteln. Es ist ratsam diese Tabellen mit dem Treuhandkonto und PayPal Konto abzugleichen.
Gebühren und Rechnungen von bookingkit an den Anbieter
Am Anfang jeden Folgemonats wird dem Anbieter von bookingkit eine Rechnung zugeschickt. Dort werden die Gebühren im Detail aufgeführt, u.a. welche bereits entrichtet wurden bei den Onlinezahlungen.
Weitere Details über die Gebühren findest Du hier.
Bitte beachte, dass buchhalterische Angelegenheiten unter Umständen mit einem Steuerberater geklärt werden müssen und bookingkit nur die Grundlage für eine korrekte Buchhaltung bietet.