Hinweis: Bist du ein Buchhalter/Steuerberater von einem Erlebnisanbieter? Dann bitte hier entlang.
Buchhaltung: Deine Bestellungen verbuchen
Mit bookingkit kannst Du deine Buchhaltung vorbereiten. Wir zeigen dir in diesem Leitfaden, wo Du welche Daten für deine Abrechnung findest.
Generell sind folgende Fakten zum Thema Buchhaltung für dich wichtig:
Alle Onlinezahlungsarten mit Ausnahme von PayPal werden über unsere Partnerbank Stripe durchgeführt. Diese Beträge landen nach Abzug von Transaktions- und Buchungsgebühr (beide bereits inkl. MwSt.) auf deinem Stripe Wallet.
Die Zahlungen über PayPal (sofern aktiviert) gehen direkt auf dein PayPal Konto. Auch hier werden Transaktions- und Buchungsgebühr bereits vor Gutschrift seitens bookingkit abgezogen.
Wie viele Bestellungen und welche Bestellungen habe ich im letzten Monat bekommen?
Wenn Du einen Überblick über alle Bestellungen brauchst, die in einem bestimmten Zeitraum getätigt wurden, kannst Du dir über unter „Statistik“ > „Export“ > „Bestellungen“ eine sogenannte .csv-Datei für Excel generieren. Dort findest du alle Bestellungen sortiert nach dem Buchungsdatum.
Einen genauen Artikel zum Export deiner Bestellungen findest du hier.
Wenn Du allerdings wissen möchtest, für wie viele Personen eine bestimmte Leistung erbracht wurde, dann bist du unter „Leistungen“ genau richtig. Hier findest Du alles nach Leistungsdatum sortiert.
Außerdem kannst Du dir alle deine Wertgutscheine und Aktionsgutscheine exportieren.
Umsätze aus Gutscheinen gelten als sogenannter Währungstausch. D.h. dass sie umsatzsteuerlich erst verbucht werden, wenn der Kunde den Gutschein für eine Terminbuchung mit Leistungsdatum einlöst. Die Gesamtsumme der Gutscheinwerte kann dennoch vorab erfasst werden. Diese kannst Du der Gutscheinübersicht direkt in bookingkit unter Bestellungen -> Gutscheine -> Wertgutscheine entnehmen.
Willst Du jede Rechnung einzeln verbuchen, empfehlen wir das Belegarchiv als ZIP-Datei zu exportieren. In dieser kannst Du alle Belege eines beliebigen Buchungszeitraums bündeln lassen.
Was ist der Unterschied zwischen der Übersicht in „Statistik“ und „Abrechnung“?
In „Statistik“ werden alle Bestellungen aufgeführt, während in „Abrechnung“ nur die Bestellungen aufgeführt sind, die über Stripe online bezahlt wurden (alle Online Zahlungsmittel außer PayPal, da PayPal ja direkt an dein Geschäftskonto angebunden ist).
Warum gibt es manchmal Abweichungen zwischen den Bestellungen in Statistik und Abrechnung?
Der Export der Bestellungen ist nach Buchungsdatum geordnet. Die Einträge in Abrechnung sind nach Zahlungsdatum geordnet. Daher gibt es manchmal Abweichungen bei den Lastschriftzahlungen, den Zahlungen durch die Vermarktungsplattformen und Zahlung auf Rechnung.
Bei diesen Zahlungsarten erfolgt die Einzahlung oft erst nach der Buchung.Am schnellsten vergleichst Du die Differenzen durch einen sog. SVERWEIS bei Excel.
Treuhandkonto: Auszahlung und Beleg
Du kannst dir jederzeit von deinem Stripe Wallet eine Auszahlung auf dein Geschäftskonto zukommen lassen. Nachdem die Auszahlung von dir veranlasst wurde, kannst Du dir an gleicher Stelle auch einen zugehörigen Beleg als PDF herunterladen.
Wie setzt sich eigentlich der Betrag auf meinem Treuhandkonto zusammen?
Der Betrag setzt sich aus allen Ein -und Auszahlungen zusammen. Die einzelnen Komponenten kannst Du dir hier herunterladen, in einer Excel-Datei öffnen und die Summen automatisch generieren lassen.
Summe auf dem Treuhandkonto = Summe aller Bestellungen - Auszahlungen
Bei Excel kannst Du dieses mit einem Knopfdruck über die Autosumme erledigen. Außerdem hast du am Monatsanfang jeweils den Kontostand auf dem Export.
Wie hoch war mein Kontostand zu einem bestimmten Zeitpunkt?
Wenn Du ermitteln willst, wie hoch dein Kontostand zu einem bestimmten Zeitpunkt war, exportierst Du alle Ein-/Auszahlungen seitdem du bei Stripe bist (wenn Du es nicht mehr weißt, kannst du dich gerne an unser Service Team wenden). Dann fügst Du eine Zeile nach dem Datum ein, wo Du dir die Summe im Guthaben ziehen kannst und hast somit deinen Kontostand zu dem Zeitpunkt.
Welche Zahlart wird wann gutgeschrieben und verrechnet?
Bitte beachte, dass der Umsatz aus manchen Onlinezahlungsoptionen nicht direkt deinem Treuhandkonto gutgeschrieben wird. Umsätze aus Bestellungen mit Zahlung via Lastschrift oder gegen Rechnung, können u.U. einige Tage brauchen, bis sie auf deinem Treuhandkonto verbucht werden, da die Zahlung nicht unmittelbar erfolgt. Aus diesem Grund werden auch die zugehörigen Ticket- sowie Buchunggebühren nicht direkt abgezogen, sondern im Rahmen der monatlichen Rechnung in Rechnung gestellt.
Abrechnung: Rechnungen von bookingkit an dich als Anbieter
Jeden Monat erhältst Du eine Rechnung von bookingkit, die folgende Gebühren enthalten:
die Grundgebühr (außer im Basis-Tarif) - (Solltest Du den Tarif im laufenden Monat wechseln, werden Alter und neuer Tarif automatisch tagesgenau errechnet und getrennt aufgeführt.)
die Ticketgebühr pro Teilnehmer
die Transaktionsgebühr bei Onlinezahlungen
die prozentuale Buchungsgebühr
die PayPal-Gebühren
eventuellen Provisionen von Partnerportalen (sofern Du diese aktiviert hast)
eine Übersicht über alle bisher gestellten Rechnungen findest Du übrigens in unserem Rechnungsarchiv
A) Buchungsgebühr
= prozentuale Systemgebühr basierend auf dem Bestellwert inkl. MwSt.
B) Ticketgebühr
= Gebühr von 0,XY€ pro Ticket (1 Teilnehmer = 1 Ticket)
C) Transaktionsgebühren
= prozentuale Gebühr für Onlinezahlung, berechnet auf den Betrag welcher vom Endkunden online bezahlt wird
D) Gesamtbetrag
= Buchungsgebühr + Ticketgebühr + Transaktionsgebühr
E) bereits bezahlt
= Gebühren die bereits vor finaler Gutschrift des Bestellbetrages auf dein Stripe Wallet in Abzug gebracht wurden
Wert der Bestellung in €
– Buchungsgebühr inkl. Mwst.
– Ticketgebühr inkl. Mwst.
– Transaktionsgebühr inkl. Mwst.
= Gutschriftsbetrag auf deinem Stripe Wallet
F) zu zahlen
= Rechnungsbetrag der sich aus der Differenz von Gesamtsumme (D) und den bereits entrichteten Gebühren ergibt (E), zzgl. MwSt..
Diese werden auf der 2. Seite der Rechnung in grün markiert, sodass Du die einzelnen Posten dort ersehen kannst.