bookingkit stellt monatlich die Rechnung aus an den Erlebnisanbieter. In diesem Artikel wird die Buchhaltung und die Abrechnung genauer erklärt.
Auf der monatlichen Rechnung steht bei den Gebühren „bereits entrichtet“ auf der 1. Seite in der Übersicht.
„Bereits bezahlt“ bedeutet, dass bookingkit bei den Onlinezahlungstransaktionen die Gebühren direkt nach der Bezahlung abzieht bevor das Geld auf das Stripe Wallet oder auf deinen PayPal-Account übertragen wird.
Damit die Gebühren natürlich nicht doppelt bezahlt werden, werden diese als bereits entrichtet abgerechnet. Ab Seite 2 findest Du die einzelnen Gebühren grün markiert, die bereits entrichtet wurden. Daher macht es Sinn die Rechnungen in Farbe auszudrucken (nicht in schwarz-weiß), wenn diese an die Buchhaltung/Steuerberater weitergegeben werden.
Auf der letzten Seite der Anlage findest Du die Berechnung der summierten bereits entrichteten Gebühren, die auf der ersten Seite identisch sein sollten.
Hinweis zu Gebühren Brutto/Netto:
Bitte berücksichtige das bookingkit die in deinem Vertrag unter https://admin.bookingkit.com/account/contract hinterlegten Gebühren immer bereits inkl. MwSt. einzieht. Da dein Vertrag aber auf Nettowerten beruht, werden beide Brutto- und Nettowerte im Export der Bestellungen ausgewiesen.
Hinweis zu etwaigen Rundungsdifferenzen:
Diese entstehen wenn die MwSt. im ersten Schritt "horizontal" berechnet wird, später aber "vertikal" korrigiert wird.
Zum Hintergrund: Wir stellen dir als Anbieter ja bei jeder Onlinezahlung den vollen Bruttobetrag in Rechnung, euer Vertrag basiert aber auf Nettobeträgen zzgl. MwSt.. Deshalb berechnen wir den Nettobetrag bei der monatlichen Rechnungsstellung neu - dabei sind genau solche Rundungsdifferenzen zu erwarten.
Hinweis zur Rechnungsposition "Sonstiges"
Generell werden Rechnungen die einen Rechnungsbetrag von 1€ unterschreiten, nicht von uns per Bankeinzug eingezogen. Stattdessen wird das zugehörige Rechnungsdokument zwar erstellt und versendet, die tatsächliche Rechnungsstellung findet dann aber erst mir der darauffolgenden Rechnung statt. Diese Position auf der Rechnung wird dann mit "Sonstiges" angegeben.
Warum sind auf meiner Rechnung manchmal Bestellungen aufgeführt, die ich nicht in meinem bookingkit Account finden kann?
Manchmal kann eine Onlinezahlung via Stripe auch fehlschlagen. Das führt dann zwar bereits zur Generierung des Bestellcodes im System mit Berechnung der Gebühren, allerdings steht letztendlich keine erfolgreiche Bestellung dahinter. (Du als Anbieter wiederum kannst dir in deinem bookingkit Account ja immer nur erfolgreiche Bestellungen aufrufen.)
Diese fehlgeschlagenen Bestellungen und deren Gebühren sind in Einzelfällen dann auch auf der bookingkit Monatsrechnung aufgeführt, gleichen sich durch eine 2. Korrekturzeile aber wiederum entsprechend aus.
Welche Gebühren werden mit der monatlichen Rechnung berechnet?
1. Gebühren, die direkt von der Endkundenzahlung abgezogen werden
Bei online abgewickelten Zahlungen, z. B. über PayPal oder Kreditkarte, zieht bookingkit die folgenden Gebühren direkt von der Endkundenzahlung ab:
Teilnehmergebühren: Für jeden Teilnehmer in einer Buchung.
Buchungsgebühren: Für jede über das bookingkit-Widget erstellte Buchung (einschließlich Bezahlung vor Ort).
Onlinezahlungsgebühren: Transaktionsgebühren, die über den Zahlungsanbieter Stripe anfallen.
Provisionen: Falls die Buchung über einen Vermarktungspartner erfolgt.
Die Auszahlung erfolgt nach Abzug der Gebühren direkt auf dein Stripe-Wallet.
2. Gebühren, die über die monatliche Rechnung verrechnet werden
Einige Gebühren können nicht direkt von der Zahlung deines Endkunden abgezogen werden und werden deshalb rückwirkend im Rahmen der monatlichen Rechnung berechnet:
Gebühren für manuelle Bestellungen: Diese entstehen beispielsweise bei der Hinzufügung eines weiteren Teilnehmers oder bei der Bearbeitung einer Buchung, sofern damit der Bestellwert erhöht wird.
Gebühren für asynchrone Zahlungen: Dazu gehören SEPA-Lastschriftverfahren oder Banküberweisungen. Hier werden die Ticket- und Buchungsgebühren sofort bei Anlage der Bestellung fällig und über die Monatsrechnung abgerechnet, da es keinen Onlinezahlungsvorgang gibt, bei dem diese verrechnet werden könnten. Sobald die SEPA-Zahlung des Endkunden (nach 3-14 Tagen) verarbeitet wurde, werden auch die Onlinezahlungsgebühren vor Gutschrift des Betrages auf dein Stripe Wallet in Abzug gebracht.
3. Unterschied zwischen Onlinezahlungs-, Buchungs- und Ticketgebühren
Die Gebührenkategorien umfassen:
Teilnehmergebühr: Fällt für jeden Teilnehmer einer Bestellung an.
Buchungsgebühr: Wird für jede Buchung über das bookingkit Widget berechnet.
Onlinezahlungsgebühr: Erhoben für jede Transaktion über Stripe.
Provision: Gilt für Bestellungen über Vermarktungspartner.
4. Übersichtsmatrix: Wann werden welche Gebühren berechnet?
Zahlmethode | Teilnehmergebühr | Buchungsgebühr | Onlinezahlungsgebühr | Provision | Bankarbeitstage |
O | O | O | O | 0 | |
O | O | O | O | 1 | |
X | X | O | X | 4-7 | |
X | X | O | X | 5-14 | |
X | X | X | X | mind. 2 | |
X | X | X | X | 0 |
Legende:
O: Gebühren werden direkt von der Zahlung abgezogen.
X: Gebühren werden über die Monatsrechnung abgerechnet.
5. Besonderheiten bei Buchungsänderungen
Wird nachträglich ein Teilnehmer hinzugefügt oder der Bestellwert erhöht (z. B. durch Umbuchung), werden die entstehenden zusätzlichen Gebühren und Provisionen immer erst im Rahmen der bookingkit Monatsrechnung erhoben.
Was passiert wenn sich aus meiner monatlichen bookingkit Rechnung eine Gutschrift ergibt?
In diesen Fällen wird dieses Guthaben nicht ausgezahlt sondern automatisch mit der nächsten bookingkit Monatsrechnung verrechnet.
Ausweisung des Guthabens auf der Rechnung:
Verrechnung des Guthabens auf der Folgerechnung:
Was bedeutet die Rechnungsposition "Einmalige bookingkit Einrichtungs- und Nutzungsgebühr"?
Wie du vielleicht schon weißt, bietet bookingkit Verträge an, bei denen die Grundgebühr für 12 oder 24 Monate im Voraus fällig wird. Gemäß der Vereinbarung verlängern sich diese Verträge automatisch, es sei denn, es wird vorab ein schriftlicher Widerspruch unter Berücksichtigung der geltenden Fristen eingereicht. Du musst den Widerspruch vor dem Verlängerungsdatum einreichen, um eine automatische Verlängerung zu verhindern. Bei der Verlängerung erscheint auf der Rechnung für die nächste Vertragslaufzeit eine "Einmalige bookingkit Einrichtungs- und Nutzungsgebühr".
Wenn in einem bestimmten Monat der Zeitpunkt kommt und die Grundgebühr für die nächste Vertragslaufzeit fällig wird, wird der entsprechende Betrag auf der Rechnung mit dieser Formulierung ausgewiesen. Neue Preisbedingungen treten ebenfalls unmittelbar nach Abschluss des Verlängerungsprozesses in Kraft.