Welche Vorteile habe ich durch den internen Warenkorb?
Du erhältst eine Buchungsanfrage via Telefon oder E-Mail und möchtest eine Buchung nun manuell hinzufügen? Ein Firmenkunde meldet sich bei dir und Du willst ihm ein spezielles auf ihn zugerichtetes Angebot inklusive verschiedener zusätzlicher Produkte wie z.B. Catering und Getränken erstellen? Mit unserem internen Warenkorb geht das spielend leicht!
Die Vorteile liegen auf der Hand: Der interne Warenkorb ist das perfekte B2B-Tool - richte individuelle, maßgeschneiderte Angebote für große Kunden ein. Füge der Bestellung direkt mehrere Terminbuchungen sowie auch Produkte und Gutscheine hinzu.
Du möchtest deinen Kunden direkt an dich binden und ihm einen Rabatt gewähren? Auch das ist natürlich kein Problem! Gerne erklären wir dir mit diesem Artikel en détail und anschaulich wie der interne Warenkorb funktioniert.
Wie lege ich eine manuelle Bestellung bzw. Reservierung an?
Egal wo in bookingkit Du dich gerade befindest: Auf jeder Seite findest Du am oberen linken Bildschirmrand den Button "+".
Nachdem Du den Button klickst öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Du in nur wenigen Schritten eine neue Bestellung bzw. Reservierung anlegen kannst:
Wähle aus ob Du eine neue Bestellung oder Reservierung anlegen willst
Trage die Kundendaten ein
Wähle nun das Erlebnis aus, das gebucht werden soll
Lege Termin fest und Anzahl der Teilnehmer fest
Füge der Bestellung flexible Angebote hinzu, falls gewünscht
Füge der Bestellung direkt zusätzliche Produkte hinzu
Du kannst einer Bestellung übrigens nun auch Gutscheine beifügen
Selbstverständlich ist es weiterhin möglich bereits erworbene oder ausgestellte Gutscheine zu verrechnen oder einen Rabatt zu gewähren
Lege die Zahlart fest. Hinweis: Onlinezahlungen sind nur für Reservierungen verfügbar.
Klicke abschließend auf 'Speichern'
Übrigens: Solltest du eine manuelle Bestellung ohne Emailadresse anlegen wollen, ist dies selbstverständlich auch möglich - einfach das Häkchen unter "Buchungsbestätigung an den Kunden senden" entfernen:
Wenn Du eine manuelle Bestellung nicht abschließen kannst und eine Fehlermeldung erhältst, befolge bitte diese Schritte:
Teilnehmer hinzufügen: Verwende den entsprechenden Button, um Teilnehmer zur Bestellung hinzuzufügen.
Buchung hinzufügen: Fahre fort, um die Buchung deiner Bestellung hinzuzufügen
Bestellung speichern: Stelle sicher, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind, und speichere die Bestellung dann über die Schaltfläche unten rechts.
Warum können manuelle Bestellungen zu Überbuchungen führen, Reservierungen jedoch nicht?
Manuelle Buchungen umgehen die Verfügbarkeitsprüfungen des Systems, sodass Anbieter bei Bedarf den Termin überbuchen können. Bei Reservierungen hingegen müssen im gewählten Termin auch tatsächliche Verfügbarkeiten vorhanden sein damit die Reservierung in eine verbindliche Bestellung umgewandelt werden kann.
Wie kann ich Gutscheine schneller einlösen?
Du möchtest deine Gutscheine schneller einlösen und vorzugsweise sofort vor Ort? Dann bitte hier entlang...
Alternativer Workflow für die Ausstellung von Sponsoring-Gutscheinen
Da das Einlösen von Gutscheinen für den Kauf von weiteren Gutscheinen (Gutschein-auf-Gutschein) rein technisch nicht vorgesehen ist, können Sponsoring-Gutscheine dennoch über einen manuellen Prozess ausgestellt werden. Dies stellt die Einhaltung der Einlöseregeln sicher und bietet gleichzeitig Flexibilität für Sonderfälle wie Sponsorings. Der empfohlene Ablauf ist wie folgt:
Manuelle Bestellung anlegen: Beginne damit, eine manuelle Bestellung anzulegen.
Gutschein hinzufügen: Wenn das Sponsoring einen Gutschein beinhaltet, füge den entsprechenden Gutschein zur Bestellung hinzu.
Manuellen Rabatt anwenden: Bringe das Sponsoring ein, indem du einen manuellen Rabatt auf die Bestellung anwendest.
Bestellung speichern: Schließe den Vorgang ab und speichere den Auftrag.
Mit diesem Ansatz kannst du Sponsoring-Gutscheine ausstellen, ohne gegen die technische Einschränkung der Gutschein-auf-Gutschein-Einlösung zu verstoßen.
Reservierungen anlegen über manuelle Buchungen
Wie deine Endkunden eine unverbindliche Reservierung in eine verbindliche Bestellung umwandeln können.
In bookingkit kannst du auch Reservierungen anlegen. Wenn du eine manuelle Buchung anlegst, ist es nun möglich auch die Zahlungsmethode, also ob online oder bar bezahlt werden soll, auszuwählen. Du hast die Auswahl zwischen Barzahlung, Onlinezahlung und Banküberweisung. Die Funktion hilft dir vor allem auch bei Firmenkunden. So kannst du natürlich, wie gehabt, interne Preisstufen auf eine manuelle Bestellung anwenden. Nur mit dem Vorteil, dass du ab sofort so auch Bezahlung Banküberweisung abbilden kannst und optimal für B2B gerüstet bist!
Wie wird eine Reservierung in eine Bestellung/Buchung umgewandelt?
Zahlmethode "Onlinezahlung":
Reservierung kann nur durch Onlinezahlung des Endkunden in eine Bestellung umgewandelt werden. Eine Änderung der hinterlegten Zahlmethode auf "Banküberweisung" oder "Bezahlung vor Ort" ist nach Anlage der Bestellung nicht mehr möglich.
Zahlmethode "Banküberweisung":
Reservierung kann nur durch Banküberweisung des Endkunden in eine Bestellung umgewandelt werden. Eine Änderung der hinterlegten Zahlmethode ist auch noch nach Anlage der Bestellung möglich.
Achtung: Ungeachtet der hinterlegten Zahlmethode erhält der Endkunde 24h vor Ablaufdatum der Reservierung immer eine automatische eMail als Erinnerung zur Umwandlung in eine Bestellung. In dieser eMail führt ein Link direkt in den bookingkit Checkout. Dort kann der Endkunde trotz in der Bestellung hinterlegter Banküberweisung auch alle anderen von dir aktivierten Onlinezahlmethoden nutzen um die Bestellung schneller zu bezahlen.
Zahlmethode "Bezahlung vor Ort":
Reservierung kann nur von dir als Anbieter durch den Button "Reservierung bestätigen" in eine Bestellung umgewandelt werden. Eine Änderung der hinterlegten Zahlmethode ist nachträglich nicht mehr möglich.
Wie wird aus einer manuellen Buchung eine Reservierung?
Bei Bar- und Onlinezahlung kannst du unter Reservierung ein entsprechendes Häkchen setzen und musst im Anschluss der Reservierung ein Ablaufdatum hinzufügen. Du bestimmst also selber wie lange die Reservierung gültig ist bzw. wie lange der Kunde diese bezahlen kann. Lässt dein Kunde den Reservierungszeitraum verstreichen, wird die Reservierung ungültig und der Termin ist in deinem Kalender wieder verfügbar. Mit Bezahlung vor Ort kannst du so auch Zahlungen außerhalb von bookingkit abbilden. Sobald du einen Zahlungseingang verzeichnest, kannst du als Anbieter die Reservierung mit nur einem Klick in eine Bestellung umwandeln.
Wie sieht das Ganze aus Kundensicht aus?
Wenn du direkt eine manuelle Buchung anlegst, erhält dein Kunde wie gehabt eine Buchungsbestätigung per Email. Wenn du jedoch aus der manuellen Buchung eine Reservierung machst, erhält dein Kunde natürlich eine Reservierungsbestätigung. In dieser wird dein Kunde auch darauf hingewiesen die Zahlungsmodalitäten mit dir zu klären (bei Bezahlung vor Ort) bzw. den in der Mail stehenden Link anzuklicken, um ganz bequem online zu zahlen und so die Reservierung in eine Bestellung umzuwandeln (bei Onlinezahlung).
Für Reservierungen mit Bezahlung vor Ort, sieht die Bestätigungsmail wie folgt aus:
Und hier die Ansicht der Reservierungsmail bei Onlinezahlung:
Wie sehen Reservierungen in meinem bookingkit Account aus?
Reservierungen werden dir unter Bestellungen > Bestellungen neben deinen regulären Buchungen angezeigt. Reservierungen mit Bezahlung vor Ort kannst du dort bestätigen oder durch stornieren ablehnen (1). Weiterhin wird dir die Ablaufzeit der jeweiligen Bestellung unter eben dieser angezeigt (2):
Was passiert wenn das Geld erst eingeht, wenn die Reservierung bereits abgelaufen ist?
In diesem Fall wirst du von uns per Email benachrichtigt. Du kannst dem Kunden dann entweder sein Geld wieder erstatten oder aber ihr einigt euch und du legst z.B. eine manuelle Buchung (als bereits bezahlt) an.
Was passiert wenn die Reservierung fehlschlägt?
Das kann unter Umständen vereinzelt natürlich passieren, z.B. wenn die Zahlung auf Seiten des Endkunden scheitert (Konto nicht gedeckt, Zahlung wird durch Kunden abgebrochen, etc). Sollte dies der Fall sein, werden dir die Reservierungsdetails samt den Kontaktdaten des Endkunden unter Bestellungen > abgelaufene Reservierungen angezeigt.
Bitte beachte in diesem Zusammenhang die zwingende Angabe des korrekten Verwendungszecks bei der Zahlmethode Banküberweisung. Nur dann kann die Überweisung deines Endkunden automatisiert nach bookingkit übertragen werden.
Warum fallen für eine Reservierung auch Buchungsgebühren an, obwohl diese nicht in eine Bestellung umgewandelt wurde?
In der Vergangenheit gab es das Problem das Anbieter Reservierungen erstellten und diese im Anschluss stornierten, um Gebühren zu vermeiden. Um diesen Missbrauch zu verhindern, kommt für eine nicht erfolgreich konvertierte Reservierung eine Buchungsgebühr zur Anwendung. Diese soll Kosten für E-Mails, Server und Verwaltung von Reservierungen decken. Auch der einzigartige Ablauf von Reservierungen und automatisierten Zahlungszuweisungen verursacht hierbei zusätzliche Kosten.
Bei dem in der Reservierung hinterlegten Termin sind mittlerweile nicht mehr genügend Plätze verfügbar. Kann die Reservierung durch den Endkunden dennoch in eine Bestellung umgewandelt werden?
Du als Anbieter kannst mithilfe einer manuellen Bestellung den jeweiligen Termin immer überbuchen. Bei Reservierungen ist allerdings zur Umwandlung in eine Bestellung die Verfügbarkeit der Plätze zwingend erforderlich - andernfalls schlägt die Anlage der Bestellung sonst fehl.