Du hast noch Fragen zur Abrechnung? Dann bitte hier entlang!

Das Allerwichtigste zuerst: Deine Endkunden erhalten im Anhang der Bestätigungsmail keine PDF-Rechnung, sondern einen Zahlungshinweis. Dieser enthält alle wichtigen Informationen wie Zahlungsmethode, Zahlstatus und Zahlungsdatum. Der Zahlungshinweis ist kein offizielles Dokument. Diesen Zweck erfüllt einzig und allein die Rechnung, die dir und deinen Kunden natürlich immer noch zur Verfügung steht.
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Selbstverständlich kannst Du den Zahlungshinweis in deinem bookingkit-Account in der Bestelldetailansicht herunterladen:

Und hier siehst Du ein Muster eines Zahlungshinweises:

Das Rechnungslayout unter https://admin.bookingkit.com/settings/invoice-layout wird mit dem jeweiligen Inhalt der Bestellung automatisch an deinen Endkunden im Rahmen der Buchungsbestätigung als PDF versendet.

Deine Endkunden können die Rechnungen weiterhin in der Leistungsübersicht herunterladen. Im bookingkit Backend steht dir diese wie gewohnt in der Bestell-Detailansicht zur Verfügung. Sobald Du in der Bestellung einen Posten änderst, also z.B. einen zusätzlichen Teilnehmer hinzufügst, und die Rechnung daraufhin das erste Mal wieder durch deinen Endkunden oder dich geöffnet wurde, wird eine neue Rechnung erstellt, die einer Rechnungskorrektur entspricht.
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Im Zuge der neuen Rechnung wird natürlich auch eine neue Rechnungsnummer erstellt. Wenn z.B. RN4-VNFAUX die originäre Rechnungsnummer ist, lautet die Neue wie folgt: RN4-VNFAUX-1.
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Deinem Kunden steht in der Leistungsübersicht immer die jeweils aktuelle Rechnung zur Verfügung. Gemäß den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung hast Du im Backend Zugriff auf alle jemals erstellten Rechnungen.
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Zahlungsmethode sowie Zahlstatus und Zahlungsdatum werden auf der Rechnung nicht aufgeführt. Diese werden nur auf dem Zahlungshinweis dargestellt.
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Stornierungen und Rückerstattungen gehören mit Sicherheit zu deinem unternehmerischen Alltag und wie Du weißt gibt es verschiedene Möglichkeiten der Stornierungen und Rückerstattung in bookingkit. Doch wie genau wird dies durch unsere Rechnungslogik beeinflusst?

Solltest Du nur einzelne Teilnehmer einer Bestellung stornieren, die Bestellung als solche aber weiterhin in bookingkit bestehen bleiben, erhält dein Endkunde in der Stornierungsmail eine entsprechend neue, angepasste Rechnung. 

Solltest Du darüber hinaus noch eine Rückerstattung veranlassen, z.B. monetärer Art oder per Wertgutschein, erhält dein Kunde in der Stornierungsmail neben der Storno- oder der neuen Rechnung eine Gutschrift über den jeweils erstatteten Wert.
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Und hier ein Beispiel einer Gutschrift:

Wenn Du eine Bestellung mit Bezahlung vor Ort erhältst, kannst Du diese ja manuell als bezahlt markieren. Bei Bestellungen, die online bezahlt werden, wird das Geld direkt automatisch auf dein Stripe Wallet überwiesen. Sobald eine Zahlung als bezahlt markiert ist, gab es einen Geldfluss. Wenn Du ohne Rückerstattung stornierst - das erhaltene Geld also nicht in irgendeiner Form erstattest - taucht dies im Sinne der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung auf der Rechnung als "Buchungsgebühr" auf. Das Geld liegt ja nach wie vor bei dir und wurde durch den Kunden bezahlt, deswegen muss dies auf der Rechnung natürlich auch entsprechend ausgewiesen werden.

Bei Bestellungen mit Banküberweisung und Reservierungen wird kein Zahlungshinweis versandt. Damit wir diese beiden Fälle buchhalterisch korrekt abbilden können, müssen Rechnungen versandt werden. Wie gehabt erhält dein Kunde natürlich alle nötigen Informationen um den offenen Posten zu begleichen, wie z.B. IBAN, Verwendungszweck & Co. Selbstverständlich kann sich dein Kunde jeder Zeit die Rechnung sowie alle weiteren relevanten Informationen in der Leistungsübersicht herunterladen.

Weitere relevante Einstellungen für deine Endkunden-Rechnungen könnten die Steuersätze sein. Hierfür solltest Du außerdem die Gutscheinart deiner Wertgutscheine definieren. (Mehrzweck- vs. Einzweckgutscheine)

Bitte beachte das in unseren Rechnungsdokumenten die MwSt.-Beträge horizontal entlang der Rechnung summiert werden. In diesem Beispiel also 50 x 1,12€ = 56€.

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Umsatzsteuer auf Rechnungen zu berechnen. Die vertikale und die horizontale Methode. Bei der vertikalen werden erst alle Nettobeträge zusammengerechnet und am Ende dann die Umsatzsteuer hinzugefügt. Bei der horizontalen wird die Umsatzsteuer für jede einzelne Position hinzugefügt und im Anschluss zusammengerechnet. So machen wir es.

Es gibt weder im Gesetz noch in anderen Richtlinien eine Vorgabe, welche Methode anzuwenden ist. Entsprechend werden beide von der Finanzverwaltung akzeptiert. Unsere Methode ist also genauso richtig wie die andere. Die Rundungsdifferenz ist einfach die Konsequenz aus den verschiedenen Berechnungsmethoden. Auch da gibt es kein richtig oder falsch.
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Mit bookingkit ist das natürlich kein Problem. Du kannst die Rechnungsdetails ganz einfach anpassen. Rufe hierzu die jeweilige Bestellung in deinem bookingkit-Account auf und klicke auf "Bearbeiten".

Dort kannst Du nun die Kontakt- und Rechnungsdaten ändern. Sollte dein Kunde vor Ort zahlen, kannst Du dort auch weitere Leistungen der Bestellung hinzufügen.

Klicke abschließend auf Speichern und schon ist auch die Rechnung entsprechend geändert. Diese kannst Du nun zusammen mit der Bestellbestätigung über den Button Bestellbestätigung senden erneut an die Mailadresse deines Kunden verschicken.
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Bitte beachte auch, dass bei jeder Änderung der Rechnungsdaten, im Sinne der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, eine neue Rechnung erstellt wird.

Bei Bestellungen von GYG werden die Rechnungen nur den Gesamtbetrag ausweisen.

Die MwSt. wird allerdings nicht von GYG an bookingkit gesendet, daher können wir keine Information darüber innerhalb der Rechnung darstellen. Deshalb wird dieser Wert als 0,00€ angezeigt. Wir können die Mehrwertsteuer in diesem Fall bei GYG auch nicht unsererseits direkt im System berechnen.

Beispiel: