- Rimborso
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Fasi di elaborazione della fattura
1. Notifica di pagamento
Prima di tutto: i clienti finali non riceveranno una fattura, ma una notifica di pagamento in formato PDF in allegato all'e-mail di conferma. Questo contiene tutte le informazioni importanti, come il metodo di pagamento, lo stato di pagamento e la data di pagamento. La notifica di pagamento non è un documento ufficiale. Questo scopo è assolto esclusivamente dalla fattura, che è ovviamente ancora disponibile per te e per i tuoi clienti.
È possibile scaricare la notifica di pagamento dal proprio account bookingkit nella visualizzazione dei dettagli dell'ordine:
Ed ecco un esempio di notifica di pagamento:
2. Fatture
La fattura con il rispettivo contenuto dell'ordine verrà inviata automaticamente al cliente finale in formato PDF come parte della conferma di prenotazione.
I clienti finali possono scaricare le fatture nella panoramica del servizio. Nel backend del bookingkit sono disponibili come di consueto nella vista dei dettagli dell'ordine. Non appena si modifica una voce dell'ordine, ad esempio aggiungendo un altro partecipante, e la fattura viene riaperta per la prima volta dal cliente finale o da voi stessi, viene creata una nuova fattura, che corrisponde a una correzione della fattura.
Nel corso della nuova fattura, viene ovviamente creato anche un nuovo numero di fattura. Ad esempio, se RN4-VNFAUX è il numero della fattura originale, il nuovo numero sarà il seguente: RN4-VNFAUX-1.
La fattura attuale è sempre disponibile per il cliente nella panoramica del servizio. In base ai principi di una corretta contabilità, è possibile accedere a tutte le fatture create nel backend.
Il metodo di pagamento, lo stato di pagamento e la data di pagamento non sono riportati sulla fattura. Sono riportati solo nell'avviso di pagamento.
3. Cancellazioni
Le cancellazioni e i rimborsi fanno sicuramente parte della vita lavorativa di tutti i giorni e ci sono vari modi per cancellare e rimborsare in bookingkit. Ma come influisce esattamente la nostra logica di fatturazione?
Cancellazione dell'intero ordine:
Se annulli un intero ordine, il cliente finale riceverà una fattura di annullamento nella conferma di annullamento. Naturalmente questa è disponibile anche per te come fornitore nell'account bookingkit alla voce "Ordini" > "Ordini annullati":
Cancellazione parziale di un ordine
Se si annullano solo singoli partecipanti a un ordine, ma l'ordine in quanto tale continua a esistere in bookingkit, il cliente finale riceverà una nuova fattura adeguata nell'e-mail di annullamento.
Rimborsi
Se si dispone anche un rimborso, ad esempio monetario o tramite voucher, il cliente riceverà una nota di credito per il valore rimborsato nell'e-mail di cancellazione accanto alla cancellazione o alla nuova fattura.
Ecco un esempio di nota di credito:
Nota importante quando si utilizza il pulsante "Rimborso": se un servizio viene cancellato senza un contemporaneo rimborso, non verrà creato un documento di nota di credito separato.
Se viene attivato solo un rimborso senza riferimento a un servizio specifico, questo apparirà solo come voce separata nella notifica di pagamento. La soluzione sarebbe quella di creare un documento di nota di credito separato al di fuori di bookingkit.
Cancellazione di un ordine già pagato senza rimborso
Se si riceve un ordine con pagamento in loco, è possibile contrassegnarlo manualmente come pagato. Per gli ordini pagati online, il denaro verrà automaticamente trasferito direttamente sul vostro conto di deposito Stripe all'indirizzo https://eu5.bookingkit.de/accounting/index. Una volta che un pagamento viene contrassegnato come pagato, si verifica un flusso di fondi. Se si annulla senza rimborso, ossia senza rimborsare in alcun modo il denaro ricevuto, ciò verrà riportato in fattura come "addebito contabile" in conformità ai principi contabili generalmente accettati. Il denaro è ancora presso di voi ed è stato pagato dal cliente, quindi deve essere indicato di conseguenza sulla fattura.
4. Cose da sapere
Per gli ordini con pagamento su fattura e prenotazione, non viene inviato alcun avviso di pagamento. Le fatture devono essere inviate in modo da poter mappare correttamente questi due casi ai fini della contabilità. Come di consueto, il cliente riceverà tutte le informazioni necessarie per regolare la fattura aperta, come ad esempio l'IBAN, la causale del pagamento, ecc. Naturalmente, il cliente può scaricare la fattura e tutte le altre informazioni pertinenti nella panoramica del servizio in qualsiasi momento.
Altre impostazioni rilevanti per le fatture dei clienti finali possono essere le aliquote fiscali. È inoltre necessario definire il tipo di voucher dei buoni. (Buoni multiuso o singoli).
5. Nota importante sul calcolo dell'IVA
Nei nostri documenti di fattura, gli importi dell'IVA vengono sommati orizzontale lungo la fattura. In questo esempio, 50 x 1,12€ = 56€.
Esistono due modi per calcolare l'IVA sulle fatture. Il metodo verticale e quello orizzontale.
Con il metodo verticale, tutti gli importi netti vengono prima sommati e poi l'IVA viene aggiunta alla fine. Con il metodo orizzontale, l'IVA viene aggiunta per ogni singola voce e poi sommata. Questo è il nostro modo di procedere.
La legge o altre linee guida non specificano quale metodo debba essere utilizzato. Di conseguenza, entrambi sono accettati dalle autorità fiscali. Il nostro metodo è quindi corretto quanto l'altro. La differenza di arrotondamento è semplicemente la conseguenza dei diversi metodi di calcolo. Anche in questo caso non c'è un metodo giusto o sbagliato.
6. Come posso modificare successivamente la fattura per gli ordini?
Naturalmente, con bookingkit questo non è un problema. È possibile modificare facilmente i dettagli della fattura. Per farlo, richiama il rispettivo ordine nel tuo account bookingkit e clicca su "Modifica".
Qui potrai modificare i dati di contatto e di fatturazione. Se il cliente paga sul posto, è possibile aggiungere altri servizi all'ordine.
Infine, clicca su "Salva" e la fattura verrà modificata di conseguenza. A questo punto è possibile inviarla nuovamente all'indirizzo e-mail del cliente, insieme alla conferma d'ordine, facendo clic sul pulsante Invia conferma d'ordine.
Si noti inoltre che ogni volta che si modificano i dati della fattura viene creata una nuova fattura, in conformità con i principi di una corretta contabilità.
7. Nota sulla presentazione della fattura per gli ordini tramite GetYourGuide (GYG)
Per gli ordini provenienti da GYG, le fatture mostreranno solo l'importo totale.
Tuttavia, l'IVA non viene inviata da GYG a bookingkit, per cui non possiamo visualizzare alcuna informazione al riguardo sulla fattura. Pertanto, questo valore viene mostrato come 0,00€. In questo caso, non possiamo calcolare l'IVA direttamente nel sistema GYG.
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